Quando contratar uma consultoria de RevOps (e quando não)

Uma empresa está pronta para contratar uma consultoria de RevOps quando já tem demanda orgânica chegando e não tem um processo comercial completo para recebê-la. É o caso típico de quem cresceu rápido sem estruturar nada: a demanda existe, e o que falta é o que acontece depois que ela chega.

Este artigo é sobre os dois lados dessa conta. Quando a consultoria de RevOps paga, quando ela não paga, qual é o piso de faturamento para que faça sentido, e o que o cliente vê já na primeira semana. Sou Pepe, cuido de Sales Ops na Vinteo, e o que está aqui vem dos projetos que a nossa consultoria entregou.

O sinal de que a sua empresa está pronta

O sinal mais claro de que a empresa está pronta para RevOps é a combinação de duas coisas: muita demanda orgânica entrando, e nenhum processo comercial pensado para atendê-la. Na prática, é a empresa que cresceu rápido no boca a boca, na indicação ou na presença do fundador, e nunca parou para desenhar o que acontece depois que o lead levanta a mão.

Na Arquitetura de Receita, que é o método que a Vinteo usa e que vem do livro Revenue Architecture, de Jacco van der Kooij, isso tem nome. A receita se divide em quatro pilares: Mercadologia, Geração, Conversão, e Retenção e Expansão. A empresa pronta para RevOps quase sempre tem o pilar de Geração funcionando e o de Conversão inexistente.

Ter um pilar bom é o que muda o trabalho. Quando a demanda já chega, a consultoria não precisa construir aquisição do zero: ela organiza o que já está entrando e estava se perdendo. É por isso que o resultado aparece rápido nesse perfil de empresa, e devagar em quem ainda não tem demanda.

Três clientes da Vinteo descreveram esse efeito com as próprias palavras, e os três dizem a mesma coisa sem terem combinado:

Anderson Sandes, da Smart Cellular, do setor de telecom: Vendedores ociosos, clientes errados sendo atendidos. A Vinteo reorganizou o que já existia, formato de atendimento e foco no cliente certo. O faturamento respondeu, sem investimento adicional.

André Rosa, da Advizo, de consultoria financeira: Faturamento sumia entre marketing e comercial. A Vinteo encontrou, e nós corrigimos. Sem contratar e investir. Só alinhando o que já existia.

Karla Diniz, da TopTrans, de logística: Quando a Vinteo entrou, tínhamos caixa para 1 ano. Saímos com 4. Não foi sorte, foi método.

A expressão que se repete nos três depoimentos é o que já existia. Esse é o resumo honesto do que uma consultoria de RevOps faz numa empresa pronta: ela não traz receita nova de fora, ela recupera a receita que já estava entrando e vazando no caminho.

O sinal de que a sua empresa não está pronta

A empresa que ainda está no início e acabou de começar a tracionar não precisa de processo. Precisa de barriga no balcão, que é a expressão que usamos para o fundador e os primeiros vendedores na linha de frente, falando com cliente todo dia e descobrindo na prática o que funciona.

Contratar RevOps nesse momento é desenhar processo para uma operação que ainda vai mudar de forma. O que se descobre nas primeiras centenas de conversas costuma reescrever o perfil de cliente ideal, o discurso e o preço. Estruturar antes disso é gastar dinheiro em processo que vai ser refeito.

Na Vinteo, esse corte tem número: o piso é R$ 500 mil de faturamento por ano. Abaixo disso, a recomendação honesta costuma ser esperar. Não porque o método não funcione em empresa pequena, mas porque não existe volume suficiente para que a organização da operação devolva mais do que custou.

Por que existe um piso

Uma consultoria de RevOps não cria demanda. Ela destrava a demanda que já existe. Essa é a frase que explica o piso de faturamento e explica também por que o mesmo trabalho entrega resultados tão diferentes em duas empresas do mesmo tamanho.

Se a demanda que entra é pequena, organizar a operação melhora um número pequeno. Se a demanda é grande e se perde entre marketing, vendas e pós-venda, organizar a operação recupera um número grande, e recupera sem gastar mais em aquisição. É a diferença entre afinar um motor que está girando e afinar um motor que está parado.

O que acontece no kick-off

O cliente da Vinteo vê resultado já no kick-off, pelas quick-wins: os ajustes que dão retorno sem depender de o projeto inteiro terminar. Isso é possível justamente porque a empresa pronta já tem demanda entrando, então qualquer correção no caminho dela aparece rápido.

Na prática, um quick-win de kick-off costuma ser um destes: trocar um sistema que o time usa e que atrapalha mais do que ajuda, começar a produzir conteúdo para uma plataforma em que a empresa ainda não está, ligar tráfego pago pela primeira vez, e às vezes construir um site, porque a empresa simplesmente não tem um.

O quick-win que mais se repete em pequena e média empresa é a indicação não remunerada. Muitas PMEs vendem o serviço quase inteiramente por indicação e não bonificam quem indica, porque ninguém nunca colocou essa conta no papel. Quando se olha o custo de aquisição dos outros canais, aparece um espaço óbvio: dá para pagar pela indicação e ainda assim adquirir cliente mais barato do que por mídia paga.

Transformar indicação espontânea em programa de indicação com bonificação dimensionada pelo CAC é um quick-win justamente porque não depende de contratar ninguém nem de comprar ferramenta. O canal já funciona; o que falta é remunerá-lo, e o teto de quanto pagar já está dado pelo que a empresa gasta para adquirir cliente pelos outros caminhos.

Vale dizer o que o kick-off não é. Ele não é a entrega do projeto, e as quick-wins não substituem a arquitetura completa, que leva meses e mexe nos quatro pilares. O ganho da primeira semana serve para pagar a atenção do time e provar que o diagnóstico está certo, não para encerrar o trabalho.

Um detalhe que costuma surpreender: entre 15% e 20% das empresas que chegam para o diagnóstico não têm nem CRM. A arquitetura é feita mesmo assim, porque o primeiro pilar é Mercadologia, o estudo de mercado e de ICP, que não depende do histórico interno da empresa.

Os dois erros que mais custam caro

Contratar cedo demais

O erro mais caro antes de contratar é contratar antes da hora. A empresa que ainda precisa de barriga no balcão compra processo, não usa, e conclui que RevOps não funciona. O dinheiro é perdido duas vezes: no projeto que não pega, e na descrença que fica depois dele.

É por isso que uma consultoria séria diz não. Se a sua operação está abaixo do piso ou ainda está descobrindo para quem vende, a resposta certa é esperar, e qualquer consultoria que aceite o projeto assim mesmo está vendendo, não diagnosticando.

Adiar quando já está pronto

O erro simétrico é adiar quando os dois sinais já estão presentes. O custo de esperar não é a tabela de preço subir: é o vazamento continuar. A Advizo tinha faturamento sumindo entre marketing e comercial, e a Smart Cellular tinha vendedores ociosos atendendo o cliente errado. Nos dois casos, o dinheiro já estava sendo perdido todo mês antes de alguém procurar ajuda.

Esse é o ponto que quase ninguém calcula. Enquanto a decisão é adiada, a empresa não fica parada no mesmo lugar: ela continua pagando o custo do processo que não existe, e paga esse custo em receita que entrou e não converteu.

Como saber em qual dos dois você está

Quatro perguntas resolvem o diagnóstico inicial sem precisar de reunião. Se a resposta for sim para as quatro, a empresa está no perfil em que a consultoria de RevOps costuma pagar rápido.

Primeira: chega lead sem que alguém precise ir buscar um por um? Segunda: o faturamento passa de R$ 500 mil por ano? Terceira: existe alguma etapa entre o lead chegar e a venda fechar que ninguém consegue descrever igual? Quarta: alguém na empresa consegue dizer, com dado, qual é a taxa de conversão de cada etapa?

Se a quarta pergunta não tem resposta e as três primeiras têm, esse é exatamente o ponto em que a operação de receita precisa de estrutura. O problema não é falta de demanda, é falta de processo entre a demanda e a venda.

FAQ: Perguntas frequentes sobre contratar consultoria de RevOps

Qual o faturamento mínimo para contratar uma consultoria de RevOps?

Na Vinteo, o piso é R$ 500 mil de faturamento por ano. Abaixo disso não costuma haver volume suficiente para que a organização da operação devolva mais do que custou, e a recomendação normalmente é esperar. O critério não é só o faturamento: a empresa também precisa já ter demanda chegando sem que alguém vá buscar cliente um a um.

Em quanto tempo aparece o primeiro resultado?

O primeiro resultado aparece já no kick-off, pelas quick-wins, que são os ajustes que dão retorno sem depender de o projeto inteiro terminar. Exemplos comuns: trocar um sistema que atrapalha o time, ligar tráfego pago, começar conteúdo numa plataforma nova, ou bonificar a indicação que a empresa já recebe de graça, dimensionando o prêmio pelo custo de aquisição dos outros canais. A arquitetura completa, que mexe nos quatro pilares, leva meses.

Minha empresa não tem CRM. Dá para fazer RevOps assim?

Dá. Entre 15% e 20% das empresas que chegam para o diagnóstico da Vinteo não têm nem CRM, e a arquitetura é feita mesmo assim. O primeiro pilar da Arquitetura de Receita é Mercadologia, que é o estudo de mercado e do perfil de cliente ideal, e esse trabalho não depende de histórico interno. A instrumentação vem depois, quando já se sabe o que medir.

Qual a diferença entre consultoria de RevOps e consultoria de vendas?

Uma consultoria de vendas trabalha o time comercial: discurso, abordagem, treinamento e fechamento. Uma consultoria de RevOps trabalha o sistema inteiro que produz receita, o que inclui marketing, vendas e pós-venda, além dos dados e das ferramentas que ligam os três. Na prática, a diferença aparece no diagnóstico: quando o problema está entre as áreas, e não dentro de uma delas, consultoria de vendas não alcança.